Appleエコシステムで仕事を自動化する方法：時間を取り戻す実践ワークフロー

最近、生産性について考えてたんだけど…

なんかね、みんな「生産性」って言葉を聞くと、もっとたくさんのことを、もっと短い時間でやる、みたいなイメージを持ってる気がする。でも、僕が思うに、本当の生産性って、たぶん逆なんだよね。たくさんのことをするんじゃなくて、「やらなくていいことを、いかに減らすか」ってこと。うん、たぶんそっちが本質。

毎日繰り返される、価値の低い作業。そういうのに使う時間が少なくなればなるほど、本当に大事な仕事…あるいは、 просто人生を楽しむ時間？…が増えるわけだから。

だから僕は、できることは全部、自動化するようにしてる。えーと、それで、僕が毎日4時間くらいしか働かずに、まあ、なんとかやってけてる理由の大部分は、正直、Appleのエコシステムのおかげなんだよね。

「ショートカット」アプリの話だけじゃ、足りないんだ

よく「Appleの自動化」っていうと、みんなiPhoneに入ってる「ショートカット」アプリの話をしがち。あれは確かに便利だし、僕も毎日使ってる。でもね、あれは氷山の一角でしかないんだよね。水面下で、もっと地味で、でももっと強力な自動化が動いてて、それこそが肝心な部分。

ウェブで検索すると、ショートカットの使い方の記事はいっぱい出てくる。でも、それだけじゃ「点の自動化」なんだ。僕がやってるのは、[Hazel]、[DEVONthink]、そして「ショートカット」を組み合わせた「線の自動化」、いや、「面の自動化」かな。システム全体で仕事が流れていく感じ。

海外の、それこそ生産性マニアみたいな人たちの間では[DEVONthink]みたいなツールはかなり前から定番なんだけど、日本ではまだそこまで浸透してないかもしれない。でも、この「裏方」の自動化を知ってるかどうかで、Macでの作業効率はマジで変わると思う。

じゃあ、具体的にどうやるの？

僕が使ってるのは、主に三種の神器。…神器って言うと大げさか。まあ、3つのアプリです。

一つ目が、ファイルの整理を全部やってくれる[Hazel]。Mac専用のアプリ。こいつがいなかったら、僕は今でも毎日フォルダ整理に時間を使ってるはず。

二つ目が、僕の「第二の脳」と呼んでる[DEVONthink]。これもMacがメイン。ありとあらゆる情報をここに放り込んで、あとはAIっぽい機能が勝手に整理してくれる。日本語の書類の認識精度も、これが驚くほど高いんだよね。

で、三つ目が、みんな知ってる「ショートカット」アプリ。これは、他の二つのアプリとか、いろんなサービスを繋ぐ「接着剤」みたいな役割。iPhoneからでもMacからでも、ボタン一つで命令を出す司令塔だね。

僕の具体的な使い方を少しだけ

理屈だけ話してても、ピンとこないと思うから。僕が毎日、どういう風にこいつらを使ってるか、ちょっとだけ見せますね。

Hazel：Macの中の静かな掃除屋さん

Hazelは、一言で言うと「フォルダの見張り番」。指定したフォルダをずっと監視していて、決めたルールに合うファイルが入ってきたら、自動で何かをしてくれる。これ、本当に地味だけど、一番効く。

• 請求書とかの処理： クライアントから請求書PDFが届いたら、ダウンロードフォルダに置くだけ。Hazelがファイル名に「請求書」って文字を見つけたら、勝手に「2024-05_クライアントA_請求書.pdf」みたいに名前を変えて、経理フォルダに移動してくれる。僕はなにもしない。
• スクリーンショットの掃除： スクリーンショットって、気づくとデスクトップに溜まってません？ 僕の場合、撮影してから1週間経ったスクリーンショットは、Hazelが自動でゴミ箱に入れてくれる。考えなくていいから楽。
• スキャンした書類の整理： 紙の書類をスキャナで取り込んだら、それを[DEVONthink]に自動で送って、内容を読み取って検索可能にして（OCRってやつ）、適切なタグまで付けてくれる。もう紙はスキャンしたら捨てるだけ。

これがないと、たぶん毎日15分くらいはファイル整理に使ってる。…もっとかな。その時間がゼロになるのは、思った以上に大きい。

DEVONthink：全てを記憶する「第二の脳」

僕は読んだ記事、参考資料、自分で書いたメモ、とにかく全部[DEVONthink]に保存してる。でも、手動で整理してたら意味がないよね。そこで使うのが「スマート ルール」。

• リサーチの自動分類： 面白そうだと思ったウェブ記事を[DEVONthink]に保存すると、它が内容をスキャンして、「AI」とか「自動化」みたいなキーワードを見つけたら、勝手に「未来の執筆ネタ」っていうグループに入れてくれる。
• プロジェクトごとの資料整理： ファイル名に特定のクライアント名が入ってたら、それだけで関連するプロジェクトフォルダに自動ファイリング。探す手間がなくなる。
li>ハイライトの自動抽出： PDFとかを読んでて、大事な部分をハイライトするでしょ？ そのハイライトした部分だけを、スマート ルールが自動で抜き出して、一つの要約ノートを作ってくれる。週末にその要約ノートを見るだけで、一週間のインプットを復習できる。これは本当に便利。

ショートカット：日常の面倒を消す「魔法のボタン」

で、最後にショートカット。これは、僕と、さっきのHazelとかDEVONthinkみたいな「裏方のシステム」を繋ぐための、表玄関みたいなもの。iPhoneで、iPadで、Macで、日常の細かい面倒な作業をボタン一つで実行する。

• ワンタップ・アイデアメモ： 「あ、これブログに書こう」って思った瞬間に、iPhoneの背面をトントンって叩く（ショートカットのトリガーにしてる）。そしたらすぐにメモアプリ（僕はDraftsってのを使ってる）が起動して、音声入力待ちになる。喋るだけで、アイデアがタグ付きで保存される。これでアイデアを逃さなくなった。
• タスクの瞬間投入： やらなきゃいけないことを思い出したら、これも専用のショートカットを起動して口頭で言うだけ。「明日までに企画書を提出する」って言えば、それが自動で僕のタスク管理アプリ（Motionってやつ）に飛んで、締め切りも設定される。いちいちアプリを開いて入力する、あの手間がないだけで、思考が中断されない。
• 朝のルーティン： 毎朝起きると、ショートカットが自動で起動して、今日のカレンダーの予定と、タスクリストの優先事項をまとめて一つの画面に表示してくれる。それと同時に、使うアプリを全部開いてくれるから、すぐに仕事に取りかかれる。

で、結局どれがどういう役割なの？

言葉で説明してきたけど、まあ、表にするとこんな感じかな。それぞれの立ち位置みたいな。

でも、万能じゃないよね、という話

ここまで良いことばかり話してきたけど、まあ、完璧じゃないです。いくつか注意点というか、限界もある。

まず、お金がかかること。[Hazel]も[DEVONthink]も有料アプリ。まあまあ良い値段する。サブスクじゃなくて買い切りなのは救いだけど、最初に投資が必要。ショートカットは無料だけどね。

それから、基本Macが中心になること。[Hazel]も[DEVONthink]もMac用のアプリだから、Windowsユーザーはこの仕組みは組めない。iPhoneやiPadとの連携は最高だけど、あくまでMacが母艦になるかな。

あと、一番大事なのは、最初の設定が面倒くさいこと。うん、これは否定できない。どのファイルをどういうルールで動かすか、とか。どういう情報をどう分類するか、とか。自分の仕事の流れを一度全部棚卸しして、ルールに落とし込む作業が必要。一度作っちゃえば天国なんだけど、そこに至るまでが、まあ、少しだけ大変。でも、その価値は絶対にあると思う。

結論：何もしない時間を作るための自動化

Hazelがファイルを片付けて、DEVONthinkが情報を整理して、ショートカットが雑務をこなしてくれる。おかげで、僕の時間は週に…少なく見積もっても5〜7時間くらいは増えてると思う。いや、もっとかな。

その時間で、ファイルをいじる代わりにもっと集中して文章を書いたり、ビジネスを維持するんじゃなくて成長させるためのことを考えたり。或者、何も心配せずに、 그냥散歩したりしてる。

みんな、意外と気づいてないんだよね。毎日、どれだけ多くの時間を、こういう小さな、繰り返しの作業に奪われているか。でも、一度それを自動化してみると、「ああ、今までなんて無駄なことをしてたんだろう」って、たぶん、わかると思う。

もしあなたがまだ、手動でファイルを整理したり、 scatteredなメモを探し回ったり、いちいちタスク管理アプリを開いて入力したりしてるなら、それはテクノロジーが代わりにやってくれる仕事かもしれない。

この記事が、何かを始めるきっかけになったら、嬉しいですね。