Appleエコシステムを使った自動化で仕事を効率化し、時間を取り戻す方法

Appleエコシステムを活用して仕事を自動化する方法

ほとんどの人は、生産性とはより少ない時間で多くを成し遂げることだと思っています。しかし、本当の生産性は「もっと」ではなく「もっと少なく」することにあります。繰り返し行う低価値なタスクに費やす時間が減れば、影響力のある仕事や単純に人生を楽しむための時間が増えます。だからこそ、私はできる限り自動化しています。

私は1日4時間で利益を上げるビジネスを運営しており、その大部分はAppleのエコシステムのおかげです。[Hazel]、ショートカット、[DEVONthink]のおかげで、私のワークフローはほぼ自動的に進行します。ファイルは整理され、リサーチも整頓されていて、タスクが発生する際には手間いらずです。また、ショートカットを使ってアイデアを瞬時にDraftsにキャッチしたり、自分のToDoリストへ直接タスクを送ったりすることで、日常業務の混乱から何も失われることがありません。

Appleデバイスによる自動化の利点

私が何時間も節約できるシステムをどのように構築したかをお話しします。---### Appleエコシステムによる自動化のメリットAppleデバイスを使う最大の利点の一つは、どれもスムーズに連携することです。私はMac Mini、iPad Pro、iPhoneを使っていますが、すべてが瞬時に同期されます。このおかげで、一度自動化を設定すると、それが全てのデバイスで機能するんです。たとえば、スマートフォンでアイデアを思いつくと、それはすぐにMacで確認できます。また、iPadでPDFを保存すれば、自動的にDEVONthink内で整理され、タグ付けも行われます。そしてタスクは直接私のTo-Doリストに送信されるので、大事なことを見逃す心配もありません。さらにSiriショートカットやAutomatorなどを活用してワークフローを組むことで、自分の日常生活ももっと効率的になりますし、HomeKit対応デバイスとの連携によって生活空間までも最適化できちゃいます。iCloudのおかげでデータは常に同期されているので、複数のデバイス間でも一貫性が保たれているんですよね。

Comparison Table:

自動化手法	使用アプリケーション	効果	時間節約	重要な仕事への集中
Hazel	ファイル管理の自動化	面倒な作業から解放される	5〜7時間/週	深く集中した作業に取り組む
DEVONthink	研究資料の整理と管理	情報管理が効率化される
ショートカットアプリ	アイデアキャッチやタスク追加の簡略化	手動入力を排除し、流れがスムーズになる
Appleエコシステム全体の活用		デバイス間での同期と統一感が得られる

Hazelでファイル管理を自動化する方法

時間をファイルやワークフローの管理に費やさず、実際に重要な仕事に集中できるほうがいいですよね。---### Hazel: ファイル管理を自動化して考える必要なしもしまだHazelを使っていないなら、手動でファイルを整理しすぎているかもしれません。Hazelは、フォルダを監視し、自分が設定したルールに基づいてアクションを実行するMac用アプリです。私のHazelの使い方1. **自動ファイル整理**- クライアントからの請求書が名前変更され、「請求書」フォルダに移動されます。- 一週間以上前のスクリーンショットは削除されます。このように、Hazelのおかげで面倒な作業から解放され、本当に大切なことにもっと注力できるようになりました。

DEVONthinkでリサーチと情報管理を自動化する方法

私のスキャナーからのPDFは自動的にDEVONthinkに整理され、タグ付けされ、検索可能になります。**2. バックアップと整理**- 毎日、Hazelが重要なファイルをiCloud Driveや外部SSDに移動します。- デスクトップは常に整頓された状態を保つため、Hazelが未使用のファイルを「受信トレイ」フォルダーに移動して後で整理できるようにしています。- **3. 簡単なノート管理**- 新しく作成したアイデアを含むテキストファイルは、自動的にタグ付けされてObsidianに送られますので、必要なときにはすぐに考えを引き出せるようになっています。Hazelがなければ、私はファイルの名前変更や整理、移動に無駄な時間を費やしてしまうところです。

Shortcutsでアイデアキャプチャとタスク管理を自動化する方法

私は、自分が読んだり、書いたり、研究したりするすべての情報をDEVONthinkに保存しています。それは私のデジタル脳とも言える存在です。しかし、メモを手動で整理したりタグ付けをするのは時間の無駄なので、スマートルールが活躍します。

**1. 研究整理の自動化**
新しい記事を追加すると、DEVONthinkは自動的にキーワードをスキャンし、関連するタグを割り当てます。もしファイルに「AI」や「自動化」という言葉が含まれていれば、それは「未来の執筆アイデア」のグループに移されます。また、6ヶ月以上前の未レビューの研究があれば、それもリマインダーとして表示されます。

**2. 自然なプロセスで情報管理**
このような仕組みのおかげで、大量の情報を効率よく管理できるだけでなく、自分自身への気づきを促進してくれます。特定の記事やトピックについて思いついたことがあれば、その都度適切な場所にまとめられるので、とても便利です。

仕事の効率が向上する理由

私がクライアントの名前をタイトルに含めて文書を保存すると、そのファイルは自動的に適切なプロジェクトフォルダーに振り分けられます。また、特定のトピックに関連するPDFも、私のObsidianデータベース内で自動的にリンクされます。さらに、研究文書の中でハイライトした部分をスマートルールが抽出し、それによって要約ノートが作成される仕組みになっています。毎週すべての要約がまとめられるので、簡単に振り返ることができます。このようなDEVONthinkの自動化機能のおかげで、研究資料を手動で整理する必要はなくなります—全てが自然と進行します。

時間を取り戻すための最初のステップ

Appleのショートカットアプリを使えば、MacやiPad、iPhoneで自分のアイデアを簡単にキャッチし、タスク管理もスムーズに行えます。面倒なメモ取りやToDo管理に時間をかける代わりに、一つのボタンを押すだけで全てが瞬時に実行されます。私が毎日使っているショートカットは以下の通りです。

1. **ワンタップでアイデアをキャッチするDrafts**
インスピレーションが沸いたときには、ショートカットをトリガーしてDraftsを即座に開きます。そして、自分の考えを口述または入力すると、それが自動的に正しいタグ付きで保存される仕組みです。

繰り返し作業の特定と自動化の実践法

後で、私はアイデアを見直し、整理し、拡張することができるので、何も失うことはありません。これにより、散らばったメモを探す無駄な時間を省き、自分のベストなアイデアが漏れてしまうことも防げます。**2. すぐにやるべきタスクを追加する方法**- 手動でタスクを追加する代わりに、iPhoneで音声入力やテキスト入力ができるショートカットを使っています。 - タスクは直接Motion（私のスケジューリングアプリ）に送信され、自動的に優先順位が付けられます。 - もしタスクに締切が含まれている場合、そのショートカットによって自動的にスケジュールされます。

他のツールとの連携によるさらなる効率化

このおかげで、手動でタスクを追加する必要がなくなり、作業の流れがスムーズになりました。朝のルーチンを自動化するために、ショートカット機能を使って毎日私のFantasticalからカレンダーを引き出し、Motionからタスクリストを取得しています。これにより、その日の優先事項が一目でわかるように整理されます。また、最もよく使用するアプリも開くので、すぐに集中した作業に取り掛かれるんです。ショートカットを活用して手動入力を排除することで、本当に重要な仕事に集中できるようになり、余計な管理作業に迷い込むことがありません。

生産性向上に向けた次のアクション

結果：自動で運営されるビジネス

HazelやDEVONthinkのスマートルール、ショートカットを活用することで、私の仕事の管理面が自動化され、毎週5〜7時間も時間を取り戻しています。この時間を使って：

- 書類整理ではなく、深く集中した作業に取り組むことができます。
- ビジネスを維持するのではなく、成長させることが可能です。
- 未処理の管理タスクに悩まされることなく、自分自身のために過ごす時間を確保できます。

多くの人は、小さな反復作業にどれだけの時間を浪費しているか考えたことがないでしょう。しかし、それらを自動化し始めると、実際にはどれだけ無駄な仕事をしていたか気づくものです。

次のステップ：自動化して時間を取り戻そう

もしまだ手動でファイル整理やリサーチ管理、アイデアキャッチやタスク追加などに時間を使っているなら、それはテクノロジーが代わりに行える仕事です。まずは最も繰り返し行うタスクを特定しましょう。それからHazelやDEVONthink、ショートカットでそれらを自動化してください。管理にかける時間が減れば、本当に重要なことにもっと集中できるようになります。